KASUYAの税ブログ
ニュース等で取り上げられております電子帳簿保存法による電子データの保存に関する経理実務等の取り扱いについて、情報が錯綜しており、一部混乱がみられますので、改めて、その取り扱いにつき、ご説明をさせていただきます。
＜電子データに関する保存の区分として、規制のルールの違いから３区分されます＞
- 電子取引の電子データ保存 ・・・ A 義務
- 書類等のスキャナ保存（電子データ保存） ・・・ B 任意
- 電子帳簿の電子データ保存 ・・・ B 任意
Ａ．義務として電子データ保存をすべきもの
①の「電子取引の電子データ保存」です。義務化の実施は、令和４年１月１日とされましたが、今年の改正で、その実施が２年間猶予されます。義務を履行しない場合の罰則は、青色申告の取り消し処分と考えられています。
Ｂ．任意とされるもの
②「書類等のスキャナ保存（電子データ保存）」と③の「電子帳簿の電子データ保存」です。上記の電子データの保存は、義務ではなく、任意です。そのため、電子保存しないことの罰則や不利益処分はありません。
そこで、今後２年間は、その準備期間として、「電子取引の電子データ保存」を進めてください。次頁以降は、電子帳簿保存法で求められるシステム要件やタイムスタンプに関し、必要要件のうち大事な部分をピックアップして、ご説明いたします。正確な解説は、国税庁のホームページでの電子帳簿の保存に関するコーナーの「一問一答」等をご覧ください。
電子帳簿保存法Q&A（一問一答）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-1.htm
２．「電子取引の電子データ保存」に関するご注意
（１）電子取引の意義について
「電子取引」とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定義されています。また、「取引情報」とは、取引に関し受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいうとされています。すなわち、売り買いしたときの、売主、買主との売買契約等の取引に関する情報です。電子取引は、ＥＤＩ取引（企業間インターネット取引）、インターネットや電子メールの添付ファイル等取引、インターネット上のサイトを設け、当該サイトを通じての取引をいいます。一般的な紙での注文書、請求書、領収書等による取引は、その連絡をインターネットの電子メールを介していても、電子取引とはいいません。取引情報の証拠として、電子データの授受で取引を行うものをいいます。
具体的にいいますと、郵便や宅急便を利用しての取引資料の授受は、従来の取引です。FAXによる場合は、FAXを印刷したものを取引情報とする場合は従来取引で、FAXデータを電子データとして取り扱う場合は電子取引となります。ＰＣや携帯を使用してのインターネットによる購入や商品販売は、電子取引です。インターネットの取引で、その取引データについてプリンターを介して紙印刷ができるから従来取引であるとはいえませんので、ご注意ください。
（２）電子取引の電子データ保存の要件
電子帳簿保存法が要求する要件として、一番厳しい要件は、「検索機能の確保」です。
この要件は、ご自分で、索引簿を構築することはできますが、手間が掛かります。そこで、市販のデータ保存ソフトを利用すると、便利です。当事務所は、「DocuWorks」ソフトに、検索のオプションをつけて、電子取引のデータ保存を行っています。電子取引の電子保存用ソフトにはいろいろな種類のものが販売されていますので、ご自由にご選択ください。ただし、検索機能の善し悪しで、電子保存をするにあたり手間が掛かるとか、その保存作業の効率に影響します。その他の要件は、国税庁のホームページをご覧ください。そのハードルは低いものと考えます。
また、タイムスタンプの要件もありますが、「電子保存の事務処理規程」*を備え、その規程に従って、電子保存の手続きを実施すれば、タイムスタンプは不要です。
- 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（国税庁HPより）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/02.htm#a019
３．電子書類のスキャナ保存について
スキャナ保存制度で求められる、厳しい要件として、
「検索機能の確保」と「データのバージョン管理」があります。
「検索機能の確保」は、電子取引の電子データ保存と同じで、他の要件も同じです。
「データのバージョン管理」とは、例えば、見積について、価格交渉により、何回か取り直し複数枚が存在します。更に、それに関連する相見積をした場合に見積書が複数存在しその見積書等の文書管理の仕方です。そのルールは、国税庁のホームページで解説されています。ちなみに、「DocuWorks」ソフトでそれを登載すると、１００万円～２００万円が係ると言われています。ＴＫＣシステムはそれを備えており手頃な価額で提供されていますが、会計システムを導入しないとできません。今後は、それに対応したソフトが開発されると思いますので、現段階では、スキャナ保存は少しハードルが高いものと考えています。
もちろん、紙保存をしながら、スキャナ保存をしていくことはいいことですが、紙を廃棄しスキャナ保存データに代えるものがスキャナ保存となりますので、その実施にあたってはご注意ください。
４．電子帳簿の保存について
電子帳簿の保存とは、仕訳帳、総勘定元帳、補助簿である金銭出納帳、銀行帳、売掛帳、固定資産台帳などの帳簿を自己が一貫してコンピュータで作成し、電子データで保存するかＣＯＭ*保存で保存することをいいます。例えば、補助簿である金銭出納帳を手書きで作成し、総勘定元帳をパソコンの会計ソフトで作成している場合には、電子保存が認められるのは、一貫してコンピュータで作成している総勘定元帳のみ認められます。手書きの金銭出納帳をＰＤＦファイルで保存する場合には、前項で説明した電子書類のスキャナ保存として、保存できます。
電子帳簿の保存には、優良な電子帳簿保存（認定されたＴＫＣなどのシステムをいいます。）とその他の帳簿保存に区分されます。優良な帳簿保存の要件は、ハードルの高い要件が求められる代わりに、過少申告加算税が軽減されます。その他の電子帳簿の要件は、①システム関係書類の備え置きと、②操作マニュアル等の備付けと明瞭な状態で出力できる。③税務調査時に、電子記録のダウンロードが求めに応じてできることの３要件を備えれば利用できる制度です。
経理のすべてをパソコン会計で処理をするのであれば、優良な電子帳簿とはならなくとも、その他の電子帳簿保存ができます。まずは、手書きから、パソコン会計化に進み、余裕が出てきたら優良な電子帳簿にお進みください。
＊ＣＯＭ（電子計算機出力マイクロフィルム）とは、電子計算機を用いて電磁的記録を出力することにより作成するマイクロフィルムをいう。
